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タスクシフトで効率化!サクサク切り替えて脳のパニックを抑えよう

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交替勤務12年以上の30代男。娘と息子の2児の父。 生活習慣を改善するために色々な本を読んだりしているうちに、普通の人に比べて夜勤者には習慣づけがむずかしいことを知る。 交替勤務を通して夜勤を行い、試行錯誤して良い習慣を身に付けるために奮闘中。 夜勤者目線での生活の工夫、学習法、読書法、健康法、筋トレなどについて語りたがっている。

どうも、夜勤者のyakiです。

取り掛かっている作業がやっと終ったと思ったら、またトラブルが起こったり、指示内容の変更があったり、急ぎの作業が割り込んで来たり…

次から次へとふりかかってくる仕事に対してイライラしてしまったり、パニック状態になってしまうことってありますよね。

そんな仕事をまとめて終わらせてしまおうとして、アレもコレも手を出してしまい、どれもこれも中途半端になってしまうなんてこともよくあることです。

色んなことを同時並行的に行っている状態をマルチタスクといいますが、その状態は効率的だとは言えません。

マルチタスクの弊害に関しては、別記事「あらゆることを同時に処理するマルチタスクは時代遅れ?1つに集中した方が良い理由」を参考にしてもらうとして、ここでは効率よく仕事を終わらせていく「タスクシフト」という考え方について紹介します。

そんなわけで今回は、「仕事をサクサク終わらせるタスクシフトとは?」と「タスクシフトを効果的に行う方法」についてお話しします。

 

仕事をサクサク終わらせるタスクシフトとは?

「タスクシフト」は、複数のやるべき事や作業など(タスク)をあらかじめ決めておいたタイミングで切り替えていく(シフトする)方法のことを言います。

ある実験では、以下の2つのグループに分けてこのテクニックの有用性を示しています。

  1. 2つの作業をあらかじめ決めておいた時間になったら切り替えていく
  2. 2つの作業を時間を決めず自由に切り替えていく

この実験では1番目のグループの方が作業性が上がり、仕事のパフォーマンスが向上する結果となりました。

こうした結果が出たのには、1回ごとに行うタスクに時間に制限がついていることによって、だらだら続けるよりも集中力がブーストされたことが影響しています。

つまり、自分の気分で作業間隔を決めるよりも、あらかじめ決めておいた時間内で作業をした方が、仕事の効率が向上するということです。

そして、タスクシフトを用いて仕事を行うと、時間制限内で仕事を切り替えていくことになることから、1つ1つの仕事に対して集中力のクオリティが上がりやすくなるんです。

 

タスクシフトを効果的に行う方法

多くの仕事が舞い込んでくると、焦りや不安からすべてを同時にこなそうとしてしまいます。その結果、手は付けたけれど何も完結せず、ずっと忙しい一日を過ごすハメになることも。

そんな状況をうまく乗り切るために、タスクシフトを活用してみましょう。

ただし、5分程度で処理できる仕事であればサッサと片付けるようにし、時間がかかりそうな案件を複数抱えた場合にタスクシフトを使うようにします。

まずは時計を見て、○○時まではコレ、△△時まではコレ、といったように時間を割り振ります。

その際、割り振る時間は1つのタスク(作業)に対して30分程度にしておいた方が集中力が保ちやすくなります。人間の集中力は長持ちしないため、あまり長い時間に設定すると能率が落ちてしまうからです。

そうして大体30分刻みくらいで、仕事を交互に切り替えながら進めていきます。タスクシフトはこの「切り替える」というのがポイントで、集中力をキープするために必要です。

できればタイマーを準備すると、さらにメリットを活かしやすくなるのでオススメですね。

 

時間制限が難しい場合のタスクシフト応用法

作業によっては、一度やり始めたら中途半端にしておくことができない場合もあります。

そうした場合には、作業のキリの良いところまで作業してから中止し、そのタイミングで別の作業に切り替えるようにしてみましょう。

一度離れて戻ってきた後、続きから始める部分が明確になり、すぐに取り掛かれるというメリットもあります。

ただ、その際にも時間は意識するように、タイマーなどで制限時間をつけることだけは行いましょう。

それだけでもゲーム感覚で楽しめ、できるだけ早くこなそうとして集中力が向上します。

 

まとめ

「タスクシフト」は複数の仕事を時間制限によって切り替えていく方法です。

人は時間制限があると集中力を発揮しやすくなり、脳のパフォーマンスが向上することがわかっています。その結果、作業自体の効率が上がったり、効率よく作業する方法を思いつきやすくなるなど、多くのメリットがあるんです。

複数の時間がかかる仕事を抱えてしまった場合の対処法として有用なので、ぜひ活用してみてください。

 

今回紹介した「タスクシフト」では、タイマーを使う方法をオススメしています。

そのタイマーを使う場合ですが、できればスマホアプリを使うのは止めておいた方が無難かもしれません。

なぜなら、スマホが目の前にあるだけで集中力が激減してしまう可能性があるからです。

続きは「スマホが集中力をごっそり奪う!?あることをするだけで集中力はアップする」をどうぞ!

 

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交替勤務12年以上の30代男。娘と息子の2児の父。 生活習慣を改善するために色々な本を読んだりしているうちに、普通の人に比べて夜勤者には習慣づけがむずかしいことを知る。 交替勤務を通して夜勤を行い、試行錯誤して良い習慣を身に付けるために奮闘中。 夜勤者目線での生活の工夫、学習法、読書法、健康法、筋トレなどについて語りたがっている。

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